Försäljningen ligger 42 000 kronor under budget. Behöver säljchefen se över priserna, eller har ni sålt färre timmar än planerat? Samma röda siffra kan leda till två helt olika beslut.
En budgetdashboard blir användbar när ekonomichefen kan gå från bolagets avvikelse till den rad som bidrog till den. Det ställer ett enkelt krav på underlaget. Budget och utfall måste gå att jämföra på den nivå ni vill diskutera.
Bestäm hur långt ned det går att jämföra
Anta att budgeten ligger i Excel per månad och affärsområde medan bokföringen innehåller konton, avdelningar och projekt. Koppla varje relevant konto och avdelning till en budgetrad. En bokföringsrad utan koppling behöver synas separat så att totalsumman fortfarande går att stämma av.
Om två avdelningar delar en budget kan ni följa utfallet för vardera avdelningen och visa budgetavvikelsen på deras gemensamma nivå. Vill avdelningscheferna ha egna mål behöver någon äga fördelningen. Dokumentera när den beslutades och vilket underlag ni använde.
Räkneexempel med sålda timmar och timpris
I ett förenklat exempel säljer ett konsultteam en enda typ av tjänst. Budgeten är 400 timmar à 1 500 kr, alltså 600 000 kr. Utfallet är 360 timmar à 1 550 kr, eller 558 000 kr. Avvikelsen på −7 procent går att dela upp så här.
| Del | Beräkning | Bidrag |
|---|---|---|
| Färre timmar | (360 − 400) × 1 500 kr | −60 000 kr |
| Högre snittpris | 360 × (1 550 − 1 500) kr | +18 000 kr |
| Total avvikelse | 558 000 − 600 000 kr | −42 000 kr |
Stäm av en stängd månad innan ni bygger vidare
Utgå från en månadsrapport som ekonomi redan har godkänt. Kontrollera att intäkter och kostnader i översikten går att härleda till samma underlag. Bestäm vilket tecken som betyder en förbättring. Högre intäkt och högre kostnad har olika betydelse trots att båda överstiger budget.
Spara beslutad budget och senaste prognos som skilda versioner. Visa om perioden är preliminär och när siffrorna hämtades. En retroaktiv bokning ska kunna förklara varför dagens värde skiljer sig från siffran i förra månadens mötesunderlag.
Vanliga frågor
Vad visar vi när budgeten är noll?
Visa avvikelsen i kronor och lämna procentfältet tomt med en förklaring. Håll en budgetrad med ett beslutat nollvärde skild från en rad där någon ännu inte har lagt in budgeten.
Kan vi behålla budgeten i Excel?
Ja. En arbetsbok med period, belopp, budgetrad och beslutad version kan vara ett bra första underlag. Om cheferna får ändra budgeten behöver dashboarden kunna välja den version som gällde vid mötet.