När månadsfilen går i arv får den nya ägaren ofta ett råd i stil med ”kopiera fliken, men rör inte kolumn H”. I kolumn H kan det ligga tre saker på en gång. En beräkning, en manuell rättelse och förklaringen till varför mars avviker. Det är där arbetet med en ny dashboard behöver börja.
Välj en enda rapport och följ med när den som äger filen tar fram nästa upplaga. Vilken export hämtas, vilken rad behöver rättas varje månad och vilken siffra stämmer chefen alltid av före mötet? Svaren ger ett avgränsat första BI-projekt.
Dela upp Excelrapporten efter vad användaren faktiskt gör
Be rapportägaren göra en normal uppdatering. Anteckna handgreppen mellan exporten och den färdiga siffran, även sådant som händer i mejl eller på ett papper bredvid datorn. Läs några tidigare månader. En formel som fungerar i april kan ha fått en annan betydelse efter ett organisationsbyte i januari.
| Innehåll | Fråga till rapportägaren | Plats i den nya lösningen |
|---|---|---|
| Export från ekonomisystemet | Vilken avstämningsrapport hör till just detta uttag? | Daterat underlag som går att återskapa |
| Manuellt ändrad summa | Vem beslutar om ändringen och när upphör den? | En registrerad justering med belopp, period, skäl och ansvarig |
| Kommentar till en avvikelse | Vem får läsa eller ändra kommentaren? | En kommentar knuten till mått, enhet och period |
Parallellkör på samma underlag och granska differenserna
Lås en kopia av filen efter en avslutad period och spara det källutdrag som användes. Kör dashboarden på samma underlag. Jämför total, enhet och minst ett återkommande undantag. Stäm också av en ny period medan den fortfarande är öppen så att sena poster och rättelser blir synliga.
I ett tänkt exempel visar både filen och dashboarden 480 000 kronor i orderingång. Under ytan ligger Norr 12 000 kronor för högt och Söder lika mycket för lågt i dashboarden. En säljare bytte region i april och den nya rapporten har använt dagens region även för en order i mars. Bestäm vilken region som ska få ordern och testa ett byte över ett månadsskifte.
Skriv upp varje skillnad med belopp, orsak och beslut. Ibland har Excel använt en föråldrad regel och ska ge ett annat utfall. Rapportägaren behöver då kunna förklara det första gången någon jämför med föregående månads underlag.
Bestäm vad som händer med kommentarer och gamla filer
En kommentar som ”två leveranser flyttade till juni” kan vara mer värd för läsaren än ännu ett diagram. Koppla texten till perioden, måttet och enheten med en stabil nyckel. Ett radnummer i en sorterad export räcker inte. Om fler ska få se dashboarden än den gamla arbetsboken behöver även kommentarernas läsarkrets vara tydlig.
Låt rapportägaren själv uppdatera kommentaren, rätta ett fel och öppna en tidigare månadsrapport innan ni byter arbetssätt. Bestäm vem som hjälper till när en import är försenad och när den äldre filen övergår till att vara en läsbar referens. Excel kan fortfarande vara rätt verktyg för en fri kalkyl eller ett engångsscenario.
Vanliga frågor
Måste vi byta ut alla Excelark samtidigt?
Börja med rapporten som återkommer och kostar tid varje gång. Behåll arbetsböcker för budgetantaganden eller tillfälliga analyser om de fungerar bra. Specificera bara hur godkända värden därifrån ska nå den publicerade rapporten.
När kan vi sluta producera den gamla rapporten?
När ansvarig har gått igenom avtalade perioder och undantag, förklarat kvarvarande differenser och provat den nya rutinen. Bestäm också hur gamla publicerade siffror kan hämtas och vem som fattar beslut om övergången.