Ledningsrapporten landar halv åtta. Samtliga importer är gröna och försäljningen är ned åtta procent. Först på eftermiddagen märks det att en filial saknas. Körningen lyckades med alla poster som den fick. Det säger ingenting om de poster som aldrig kom fram.
Den sortens fel syns sällan i en färdig graf. En BI-lösning behöver därför kontrollera att innehållet är komplett för den period, de enheter och det nyckeltal som mottagaren faktiskt tänker använda.
Skriv ned vad en färdig leverans ska innehålla
Ta en rapport, exempelvis gårdagens fakturering per filial. Bestäm vilka filialer som ska ingå, när varje källa brukar vara färdig och vilken tidpunkt en faktura hör till. Dokumentera om summan är inklusive eller exklusive moms och hur kreditfakturor påverkar den. Källrapport och BI måste använda samma avgränsning för att skillnaden ska betyda något.
Noll kronor och okänd omsättning måste gå att skilja åt. En filial som bekräftat sin leverans med noll fakturor kan visas som noll. Om leveransen saknas ska rapporten ange vilken filial som väntas. Använd filialregistret för att avgöra vilka leveranser som borde finnas. En lista som byggs enbart från mottagna rader tappar just den filial ni letar efter.
Kontrollera nycklar även när slutsumman stämmer
I ett exempel finns 246 fakturor på sammanlagt 320 450 kr i både källan och rapporten. Vid jämförelse per fakturanummer visar det sig att en faktura på 1 200 kr saknas och att en faktura på samma belopp till en annan kund kommit med två gånger. Både antal rader och summa stämde. Två kunder har ändå fått fel belopp i uppföljningen.
Bestäm vad en rad betyder innan ni letar efter dubbletter. En faktura med tre fakturarader ska förekomma tre gånger i en radtabell. Där kan bolag, fakturanummer och radnummer tillsammans identifiera posten. I en tabell med en post per faktura blir kontrollen en annan.
| Risk | Kontroll | Vad bör synas i rapporten? |
|---|---|---|
| En hel källa saknas | Jämför förväntade och mottagna leveranser per enhet och period. | Exakt vilken period och enhet som väntar. |
| En post saknas eller finns två gånger | Jämför källnycklar åt båda håll och kontrollera deras förekomst. | Berörda nycklar och beloppsdifferens. |
| Poster saknar tillhörighet | Hitta fakturor som saknar motsvarande kund eller kostnadsställe. | Belopp utan koppling, separat från kända grupper. |
Bestäm i förväg när utskicket ska stoppas
Om en filial saknas kan den lokala chefen fortfarande ha glädje av sin egen kontrollerade siffra. Däremot skulle en koncernrapport som rangordnar filialer ge en missvisande bild. Ange vilka rapporter som får skickas med en tydlig markering och vilka som ska vänta. Visa senaste godkända period separat om dagens underlag saknas.
Ge felet en ansvarig och spara utfallet av kontrollerna per körning. Efter rättning ska samma dygn kunna läsas om utan att beloppen fördubblas. Ersätt den berörda periodens data eller uppdatera på stabila källnycklar. Stäm av på nytt innan korrigerade siffror publiceras och tala om för mottagaren vilken tidigare version de ersätter.
Vanliga frågor
Måste alla differenser stoppa rapporten?
Det beror på vad rapporten används till. En beslutad avrundningstolerans kan vara rimlig för en totalsumma. En utebliven filial eller en oväntad dubblett behöver bedömas separat även när differensen råkar vara liten.
Hur kontrollerar vi en källa som saknar en oberoende kontrollsumma?
Spara vad som faktiskt mottogs och kontrollera exempelvis exportens status, nycklar och vilka enheter som ingår. Jämför stickprov med källsystemets vy. Dokumentera vad detta kan verifiera och var fullständigheten fortfarande är osäker.