I måndags jämförde ni försäljningen för region Nord med föregående kvartal. I dag visar föregående kvartal ett annat belopp. Ingen ny faktura har tillkommit. Däremot har en kund bytt region och rapporten använder kundkortet som det ser ut i dag.
Ett datalager är en plats där ni kan spara, kombinera och bearbeta uppgifter för analys vid sidan av verksamhetssystemen. Frågan är vad ni behöver kunna återskapa. I vissa fall räcker er befintliga rapportmodell eller en direktkoppling till källan.
När en direktkoppling räcker
En rapport över dagens öppna order i ett system kan ofta läsas direkt från källan eller via en regelbunden import till rapportverktyget. Om systemet redan sparar den historik ni behöver och uttaget fungerar under normal belastning finns det begränsat värde i att bygga ännu en lagringsmiljö.
Skälen att lägga ett datalager emellan blir starkare när samma kontomappning byggs om i flera rapporter, när ett gammalt system ska avvecklas eller när nattens import skriver över uppgifter ni behöver nästa månad. Räkna då med arbetet för övervakning, rättelser och behörigheter även efter första leveransen.
Bestäm om regionen ska följa kunden eller affären
I ett exempel köper en kund för 30 000 kr i juni medan den tillhör Nord. Den 1 juli tar Syd över kundansvaret. Vad ska en junirapport som körs i augusti visa? Svaret beror på vem som använder rapporten.
| Läsarens fråga | Hur försäljningen visas | Vad som krävs |
|---|---|---|
| Vad sålde regionerna när de ansvarade för kunden? | Juni visar 30 000 kr i Nord. | Region på affären eller daterad historik över kundens region. |
| Vad köpte de kunder som Syd ansvarar för i dag? | Juni visar 30 000 kr i Syd. | Dagens kundindelning kopplad till den tidigare försäljningen. |
Använd ögonblicksbilder för frågor om ett bestämt tillfälle
Om ledningen frågar vad orderstocken var varje fredag kan ni spara en ögonblicksbild med en bestämd bryttid. Fredagarnas belopp kan jämföras med varandra. Att summera dem för en månadsrapport skulle däremot räkna samma öppna order flera gånger.
En ögonblicksbild kan inte visa varje ändring mellan två uttag. Om ni vill veta hur länge en order låg i ett visst steg behöver ni tidpunkterna för stegens förändringar, exempelvis från källans händelsehistorik. Kom överens om hur sena uppdateringar ska påverka en redan publicerad rapport.
Testa den minsta delen av datalagret som ger ett beslut
Börja med en rapport och den historiska fråga som dagens lösning inte klarar. Välj exempelvis försäljning per ansvarig region vid affärstillfället. Spara de fält och datum som behövs, dokumentera vilken rad som motsvarar en affär och låt en regional chef granska en kund som faktiskt bytt område.
Leveransen bör gå att prova med samma data två gånger, en försenad rättelse och ett avbrutet uttag. Antalet affärer ska inte växa vid omkörning. Det ska också framgå vilken version mottagaren ser efter en rättelse och vem som får ett meddelande när ny data saknas. Då har ni något konkret att bedöma innan fler källor ansluts.
Vanliga frågor
Måste vi byta BI-verktyg för att bygga ett datalager?
Det behöver ni sällan om ert verktyg kan läsa från datalagret. Börja med att undersöka vilka beräkningar och behörigheter som redan fungerar. Flytta bara det som behöver delas, historiseras eller kontrolleras på ett gemensamt ställe.
Vad avgör vad ett datalager kostar?
Antalet källor säger ganska lite på egen hand. Hur långt tillbaka historiken ska sträcka sig, om ändringar går att upptäcka och vem som behöver tillgång till vilka detaljer påverkar arbetet. Be att få införande, löpande lagring och ansvar för drift specificerade var för sig.