Ekonomichefen läser resultatrapporten i Fortnox. Säljchefen öppnar Power BI och ser en annan omsättning för samma månad. Båda kan ha rätt i sin egen rapport. Den ena utgår kanske från bokförda intäkter och den andra från skickade fakturor.
En bra första beställning är därför ganska liten. Välj en rapport i Fortnox som ni redan litar på och skriv ned vilken ny fråga Power BI ska besvara. Det avgör vilka uppgifter integrationen faktiskt behöver hämta.
Välj underlag utifrån frågan som ska besvaras
Vill ni se resultat per kostnadsställe börjar ni med bokföringens konton, perioder och fördelning. Vill ni veta vilka produkter en kund har köpt behövs i stället fakturans rader. Om kostnadsställe saknas på vissa poster behöver rapporten visa den delen separat för att totalen ska gå att stämma av.
| Fråga | Underlag att undersöka | Kontroll |
|---|---|---|
| Vad blev månadens resultat? | Bokförda poster för valda konton och perioder | Resultatrapporten i samma bolag och period |
| Vad fakturerade vi per artikel? | Faktura- och kreditrader med artiklar och nettobelopp | Summa fakturerat exklusive moms med samma datumurval |
| Hur mycket var obetalt vid månadsskiftet? | Fakturor och betalningar fram till brytdagen | Reskontralistan per samma datum |
Följ en kredit över ett månadsskifte
I ett räkneexempel faktureras 100 000 kr exklusive moms i mars. I april får kunden en kredit på 20 000 kr. En rapport över nettofakturering per fakturadatum visar 100 000 kr i mars och −20 000 kr i april. Summerat för de två månaderna blir beloppet 80 000 kr.
Om kreditbeloppet dras av från ursprungsfakturan i mars visar mars plötsligt 80 000 kr. Den vyn kan vara användbar för den som följer just den affären. För att kontrollera vad som faktiskt fakturerades under mars behöver ekonomiansvarig däremot kunna se mars som egen period. Bestäm vilken vy som ska få vilket namn.
Prova underlaget innan ni väljer koppling
En export från en stängd månad räcker ofta för att prova beräkningen. För automatisk hämtning går vi sedan igenom vilka uppgifter en befintlig integration eller Fortnox API kan lämna för just ert bolag. Fortnox kopplar åtkomsten till både godkända behörigheter och bolagets licenser. Kontrollera dem för de resurser ni behöver.
Låt första leveransen omfatta ett bolag, en avstämning och en namngiven mottagare. Kör om samma import och kontrollera att summan står still. Lägg sedan till en sen rättelse och försäkra er om att ändringen slår igenom en gång. Rapporten bör visa när underlaget senast hämtades med lyckat resultat.
Vanliga frågor
Måste vi koppla Fortnox via API redan från början?
En export kan räcka för att bygga och stämma av ett första rapportutkast. En återkommande rapport behöver också en tillförlitlig leverans. Jämför arbetet med filen varje månad med kostnaden för att automatisera och underhålla hämtningen.
Kan flera Fortnox-bolag ingå i samma rapport?
Ja, om ni har tillgång till rätt underlag i varje bolag. Behåll bolagets identitet på varje post och mappa exempelvis konton och kostnadsställen före summering. En sammanställning av flera bolag kräver ytterligare regler om den även ska eliminera interna affärer.