Sälj har markerat ett uppdrag som vunnet. Ekonomi hittar en faktura till kunden, men kunden har två pågående uppdrag. Vilket av dem gäller fakturan? På bolagsnivå kan beloppen se rimliga ut även när en enskild affär helt saknar faktura.
En rapport från vunnen affär till faktura ska ge säljansvarig en kort lista att agera på. Börja med en fråga som går att besvara per affär. Vad skulle ha fakturerats vid det här laget, vad har faktiskt fakturerats och vem kan förklara skillnaden?
Ge affären en referens som följer med till fakturan
Om säljarna arbetar i exempelvis Pipedrive kan affärens ID eller ett gemensamt ordernummer bli länken till ekonomisystemet. Ta en verklig order och följ vägen genom båda systemen. Kontrollera var referensen faktiskt går att läsa och om den finns på fakturans huvud eller på varje rad.
Ett kundnummer visar vem som köpt, men räcker sällan för att avgöra vilket uppdrag köpet gäller. När en samlingsfaktura avser flera affärer behöver beloppet fördelas per rad eller enligt en granskad fördelning. Visa fakturor som saknar säker koppling separat. Då får den som känner kunden avgöra tillhörigheten.
Räkna på vad som skulle ha fakturerats hittills
Anta att en affär på 120 000 kr exklusive moms faktureras till hälften vid start och till hälften efter godkänd leverans. Vid månadsskiftet har uppdraget startat, leveransen är ännu inte godkänd och fakturor på 50 000 kr har skickats.
| Mått | Belopp | Vad det visar |
|---|---|---|
| Vunnet affärsvärde | 120 000 kr | Avtalets hela värde |
| Planerat att fakturera hittills | 60 000 kr | Startbeloppet enligt avtalet |
| Fakturerat hittills | 50 000 kr | Skickade fakturor efter eventuella krediter |
| Att följa upp nu | 10 000 kr | Planerat hittills minus fakturerat hittills |
Låt sälj och ekonomi prova varsin avvikelse
Välj en avslutad period och ta med åtminstone en delfaktura, en kredit och en faktura utan referens. Summera de kopplade och okopplade fakturaraderna mot ekonomisystemets underlag. Kontrollera sedan med säljarna att affärer med saknad faktureringsplan får en egen status. Ett okänt belopp ska gå att skilja från noll.
Ekonomi kan granska en kredit och förklara om den rättar fakturan eller också sänker avtalets värde. Sälj får följa upp saknad orderreferens, ändrad omfattning och uteblivet leveransgodkännande. Spara anteckning, ansvarig och datum för nästa uppföljning där teamet redan arbetar.
Vanliga frågor
Måste alla gamla affärer få nya referenser?
Nej. Börja med en vald period eller nya order och ange vad historiken täcker. Granska äldre poster som går att koppla med säkerhet. Låt resten synas som okopplade i stället för att gissa utifrån kundnamnet.
Går det att se vilka fakturor som är betalda?
Ja, om betalningar och deras koppling till fakturorna finns tillgängliga. Betalstatus är ett separat steg. En skickad men obetald faktura ska synas som fakturerad även om den senare behöver följas upp i reskontran.