Ekonomichefen behöver saldot på brytdagen. Kundansvarig behöver veta vilka kunder som ska kontaktas i dag. En obetald faktura med en pågående reklamation hör hemma i månadssaldot men kan behöva gå till den som äger reklamationen. Bygg båda vyerna från samma öppna poster så att skillnaden går att förklara.
En användbar reskontrarapport visar öppet belopp, hur länge det har varit förfallet och vem som äger nästa steg. Den bör också gå att återskapa för den dag som står i rubriken.
Låt brytdagen styra både öppet belopp och ålder
Utgå från öppna poster vid slutet av en vald dag. Ta med fakturor som ingick då och dra av betalningar och krediter som hade bokats och kopplats till respektive faktura senast den dagen. Beräkna dagar efter förfall från fakturans förfallodag. En faktura som förfaller på själva brytdagen hamnar i gruppen ej förfallen i den här indelningen.
Ett exempel: En faktura på 30 000 kr förföll den 28 februari 2026. Den 20 mars bokades en delbetalning på 12 000 kr. Resten betalades den 2 april. På brytdagen den 31 mars var 18 000 kr öppet och fakturan 31 dagar förfallen. En rapport som byggs om i april med dagens betalstatus skulle felaktigt ta bort hela posten från mars.
Skilj saldot från listan över kunder att kontakta
Följande räkneexempel visar hela reskontran för ett bolag per den 31 mars 2026. En tvistig faktura finns kvar i totalsaldot, men den som äger reklamationen behöver bedöma nästa steg innan kundansvarig kontaktar kunden.
| Förfallodag | Öppet belopp | Åldersgrupp | Nästa steg |
|---|---|---|---|
| 31 mars | 9 000 | Ej förfallen | Avvakta. |
| 16 mars | 4 000 | 1–30 dagar | Kundansvarig kontrollerar om betalning inkommit sedan brytdagen. |
| 28 februari | 18 000 | 31–60 dagar | Följ upp återstoden efter delbetalning. |
| 20 januari | 6 000 | 61–90 dagar | Tvistig. Ärendeägaren följer upp reklamationen. |
Stäm av innan veckans lista går ut
Jämför bolagets öppna total med ekonomisystemets reskontralista för samma brytdag och valuta. Hantera förskott och ännu ej matchade betalningar separat där underlagen behandlar dem olika. En differens ska gå att följa till en post eller en regel. Blanda aldrig olika valutor i samma summa utan en beslutad omräkning.
En veckolista kan sorteras på ansvarig och nästa överenskomna kontakt. Visa förfallodag, återstående belopp, senaste kontakt och vem som äger en eventuell tvist. Länka till källposten för en kontroll av aktuell status före kontakt. Då kan mottagaren se att marsrapporten är riktig även om fakturan hunnit betalas sedan dess.
Om källan bara ger dagens öppna poster behövs sparade utdrag framåt i tiden eller tillgång till historiska transaktioner. Visa från vilket datum rapporten kan återskapas. Att fylla luckan med dagens saldo ger en missvisande historik.
Vanliga frågor
Ska en delbetald faktura hamna i en ny åldersgrupp när vi får betalningen?
Utgå från kvarstående belopp och gällande förfallodag på brytdagen. En vanlig delbetalning minskar beloppet. Om ni faktiskt har ändrat betalningsvillkoren behöver rapporten fånga vilket förfallodatum som gällde då.
Kan vi få ett automatiskt mejl varje vecka?
Ja, om systemet kan leverera det nödvändiga underlaget. Ett kort internt mejl kan visa totalsummor och länka till en behörighetsstyrd arbetslista. Bestäm om uppföljningen ska omfatta den senaste brytdagen eller spegla dagens betalningar.