På måndagen ser fredagens tidbok full ut. På fredagseftermiddagen har två behandlingsrum ändå stått tomma. Behöver receptionen fylla fler luckor, eller försvann redan bokad tid efter att veckan hade börjat? En enda siffra för beläggning ger inget svar.
En användbar klinikdashboard låter dig följa timmarna från bokningsbar tid till bokade och genomförda besök. Debiteringen hör hemma i en egen uppföljning. Tillsammans visar måtten om klinikchefen behöver se över bemanningen, prata med receptionen om återbud eller be någon kontrollera en avslutad bokning.
Räkna på stolstimmar som faktiskt går att boka
Utgå från bemannad, bokningsbar tid per rum och dag. Fyra behandlingsrum ger inte fyra fulla dagar om bara två har bemanning. Bestäm med schemaläggaren hur lunch, möten, service och reserverade akuttider ska räknas. Synliggör en akutreserv som fortfarande kan användas för besök.
Anta att en klinik har 32 bokningsbara stolstimmar på fredag. Vid avläsningen på måndag ligger 27 timmar i tidboken, cirka 84 procent. På fredag kväll summerar de genomförda besökens bokningslängder till 24 timmar, alltså 75 procent av samma kapacitet. Skillnaden på tre timmar visar inte i sig hur mycket tid som bokades av. Det kan ha tillkommit besök under veckan samtidigt som andra bokades av.
Om systemet bara sparar bokningarnas senaste status går måndagens beläggning inte att återskapa säkert från fredagens tidbok. För en framåtblickande bemanningsrapport behöver ni spara tidbokens läge när ni gör avläsningen. Visa också om längden bygger på bokningen eller uppmätt tid i rummet.
Skilj uteblivanden från tider som hann fyllas
Dela upp sena återbud, uteblivanden och ombokningar. Ett återbud kvällen före kan ibland fyllas från en väntelista. Ett uteblivet besök märks först när patienten skulle ha kommit. Receptionen behöver olika arbetssätt för de två situationerna.
Ett räkneexempel för fredagen visar varför både minuter och antal behövs. Utgå från en bokning per rad och följ vad som hände med luckan i samma rum.
| Händelse | Ursprunglig bokning | Tid som stod tom |
|---|---|---|
| Sent återbud, helt återbesatt | 60 minuter | 0 minuter |
| Uteblivet besök | 30 minuter | 30 minuter |
| Sent återbud, delvis återbesatt | 60 minuter | 20 minuter |
Följ upp genomförda besök som saknar debitering
Utgå från avslutade besök och koppla dem till registrerade debiteringar där underlaget medger det. Ett besök kan innehålla flera åtgärdsrader. Räkna besöket en gång och låt originalraderna ligga kvar som underlag för avstämningen.
Bestäm när bokningen är gammal nog att följa upp. Om gårdagens debiteringar läses in först efter lunch skulle en morgonrapport annars slå larm i onödan. Skilj på besök som ska vara kostnadsfria, besök vars koppling är oklar och besök som faktiskt saknar en väntad debitering. En signal i rapporten är underlag för kontroll hos rätt person.
Klinikens veckomöte kan börja med timmar, antal och avvikelser på kliniknivå. Låt behörig personal reda ut enskilda bokningar i sitt ordinarie system. En första leverans kan vara en avstämd vecka med de här tre måtten och ett utpekat nästa steg för varje avvikelse.
Vanliga frågor
Hur räknar vi andelen uteblivna besök?
En möjlig definition är uteblivna delat med summan av genomförda och uteblivna besök för avslutade dagar. Håll avbokningar, flyttade tider och bokningar med okänd status utanför båda leden och visa dem separat. Ange definitionen bredvid siffran så att alla kliniker räknar lika.
Kan vi börja med ett utdrag från tidboken?
Ja, om utdraget har exempelvis rum, tid, bokningslängd och status. Lägg till bemanningsschema för att beräkna beläggning. För att följa saknad debitering behövs också ett separat debiteringsunderlag och ett sätt att koppla det till rätt besök.