Två konsultuppdrag kan ha fakturerat exakt lika mycket och ändå ge helt olika marginal. I det ena återstår ett överlämningsmöte. I det andra väntar tre veckors omarbete. För att kunna agera i tid behöver projektledaren se både nedlagd kostnad och en färsk bedömning av vad som återstår.
Läs tidrapport och faktura utifrån avtalet
På löpande räkning är en användbar arbetslista godkända, debiterbara timmar som ännu inte kommit med på en faktura. Visa separat det som väntar på godkännande, redan har fakturerats eller skrivits bort. Om fakturasystemet bara sparar ett totalbelopp kan ni behöva stämma av via fakturaunderlaget för att avgöra vilka timmar som är kvar.
På fastpris beskriver fakturorna ofta en betalplan. En faktura för den första milstolpen säger lite om hur mycket arbete som återstår. Koppla timmar, underkonsulter och fakturor till samma projektnummer och låt projektledaren uppskatta återstående arbete per leverans.
Så mycket betyder 80 extra timmar för slutmarginalen
Tänk er ett fastprisuppdrag på 480 000 kr exklusive moms, varav 180 000 kr har fakturerats. Teamet använder en intern timkostnad på 600 kr. I det här räkneexemplet räknar vi bidrag efter direkta projektkostnader. Gemensamma omkostnader ingår inte.
| Post | Underlag | Belopp |
|---|---|---|
| Nedlagd kostnad | 320 timmar × 600 kr + 18 000 kr externa kostnader | 210 000 kr |
| Återstående kostnad | 230 timmar × 600 kr + 12 000 kr externa kostnader | 150 000 kr |
| Prognostiserat projektbidrag | 480 000 kr − 210 000 kr − 150 000 kr | 120 000 kr (25 %) |
Bygg första vyn kring ett avslutat och ett öppet projekt
Det avslutade projektet testar siffrorna. Stäm av registrerade timmar mot tidrapporten och fakturor inklusive krediteringar mot ekonomisystemet. Kontrollera hur kostnader utan projektnummer hanteras och vilken timkostnad som gällde när arbetet utfördes.
Det öppna projektet testar arbetssättet. Visa vem som bedömt resterande timmar och när. Om uppskattningen är för gammal eller saknas ska det synas innan någon läser slutmarginalen. Håll ett ej godkänt tillägg utanför grundprognosen och visa vad det skulle innebära som ett eget scenario.
Vanliga frågor
Kan vi börja utan att visa individuella löner?
Ja. Ni kan använda en beslutad timkostnad per roll eller team och följa upp avvikelser på projektnivå. Ange vad timkostnaden täcker och från vilket datum den gäller så att gamla projekt går att jämföra.
Kan slutprognosen användas som bokförd projektintäkt?
Prognosen här är ett internt beslutsunderlag för leverans och bemanning. Om ni även vill visa redovisat resultat behöver ekonomiansvarig definiera hur bokförda projektintäkter och kostnader ska hämtas och stämmas av.