På måndagens säljmöte ligger en stor affär fortfarande på fredag. Kunden har fått offerten, men nästa inköpsmöte är först om två veckor. Affären kan mycket väl bli av. Frågan för den som ska boka in konsulter gäller just den här månaden.
En användbar säljprognos från CRM skiljer på redan vunna order, vad öppna affärer kan ge före periodens slut och hur beroende slutsiffran är av en enda kund.
Räkna på månaden ni faktiskt ska planera
Anta att ni prognostiserar ordervärde för november, exklusive moms. Vunna order räknas till fullt värde. För öppna affärer multiplicerar ni ordervärdet med bedömd chans att affären vinns före månadsskiftet. Sannolikheten behöver därför ta hänsyn till både säljfas och återstående tid.
| Underlag | Ordervärde | Bedömning för november | Bidrag till prognos |
|---|---|---|---|
| Redan vunna order | 300 000 kr | Vunna | 300 000 kr |
| Affär A, offert lämnad | 400 000 kr | 25 % | 100 000 kr |
| Affär B, avtal hos kund | 200 000 kr | 70 % | 140 000 kr |
| Totalt | 900 000 kr | Varav 600 000 kr öppet | 540 000 kr |
Spara vad säljteamet visste på mötesdagen
När säljaren ändrar slutdatum från november till december försvinner en uppgift som ni behöver för att utvärdera novemberprognosen. Spara därför läget vid samma tid varje vecka. Affärens id, värde, fas, ägare och dåvarande slutdatum räcker långt för en första version. Spara även prognosens period och eventuella manuella justeringar.
Ta fram vikterna genom att följa tidigare affärer från motsvarande läge. Hur många av offerterna som var öppna med två veckor kvar stängde faktiskt den månaden? Affärer som sköts upp eller fortfarande var öppna när perioden tog slut ska finnas kvar i underlaget. Visa antal observationer bredvid procentsatsen så att teamet ser när den bygger på en handfull affärer.
Gå tillbaka till prognosen efter stängning
Om utfallet i exemplet blev 500 000 kr låg prognosen 40 000 kr för högt. Jämför möten med ungefär lika lång tid kvar till periodslut. Följ både genomsnittligt fel med tecken och felets storlek oavsett riktning. Annars kan en dålig månad åt ena hållet ta ut en lika dålig månad åt andra hållet.
Öppna sedan affärerna bakom skillnaden. Berodde den på flyttade datum, ändrade ordervärden eller affärer som dök upp och stängde efter mötet? Det sista syns inte i en modell som bara räknar då öppna affärer. Om snabba affärer återkommer regelbundet kan ni lägga en separat, tydligt märkt uppskattning bredvid pipelineprognosen.
Vanliga frågor
Vad gör vi om CRM-systemet saknar historik?
Börja spara en veckobild och använd öppet redovisade antaganden tills ni kan testa dem. Dagens slutdatum kan inte visa vad säljaren förutsåg vid förra månadens möte.
Kan ekonomichefen använda prognosen som intäktsbudget?
Först när ordervärdena också fördelats över leveransperioder enligt era ekonomiska definitioner. Ett undertecknat årsavtal kan ge en stor order i november men fördelas över flera månader i intäktsrapporteringen.